El Objetivo es optimizar el tiempo dedicado a las reuniones haciéndolas más efectivas, puesto que la calidad de vida empieza por optimizar tu tiempo y el de los demás.
Aun cuando los empleados españoles pasamos una media de 1.695 horas en la oficina, el índice de productividad no es de los más altos, 31,5%, Por todo ello, desde Seines queremos compartir 6 claves a tener en cuenta para tener reuniones eficaces y eficientes, que eviten perder el tiempo de los profesionales:
1. Establecer los objetivos/ temas de la reunión y ponerlos en Agenda
El primer paso para que una reunión sea realmente productiva es preparar previamente una agenda que resuma todos los puntos a tratar. De esta forma, si los profesionales siguen la agenda, será mucho más sencillo no desviarse de los temas que realmente son importantes.
2. Fijar duración de la reunión y ser puntuales
Respetar los tiempos fijados para una reunión es imprescindible para minimizar la pérdida de tiempo, así como no llegar tarde a la reunión convocada.
No respetar estos tiempos puede aglutinar grandes retrasos que terminan haciendo perder el tiempo a todos los profesionales involucrados.
3. Lugar y material necesario
Las nuevas tecnologías y los espacios de trabajo flexible son grandes aliados a la hora de organizar reuniones con miembros ubicados en diferentes puntos del planeta.
Las nuevas tecnologías de videoconferencia facilita la comunicación tanto verbal como gestual entre los diferentes profesionales involucrados en la reunión.
4. Transparencia
Es crítico que los profesionales sean transparentes a la hora de exponer sus dudas y sugerencias, de manera que todo el equipo dedicado cuente con la misma información para desarrollar su parte siguiendo la estrategia marcada, evitando cauces paralelos de información.
5. Asignación de tareas
Asignar tareas y responsabilidades, fechas de seguimiento y entrega de las tareas asignados a los profesionales y equipos involucrados.
Es por ello que es imprescindible que durante la reunión se marque claramente qué profesionales o equipos serán responsables de cada una de las tareas que se establezcan, para así facilitar su seguimiento.
6. Acta de reunión
Es necesario hacer un acta con todos los puntos tratados en la reunión. Este informe de reunión debe incluir todas las conclusiones que se han obtenido tras tratar todos los temas de la reunión, así como el listado de tareas acordadas a llevar a cabo, marcando claramente quién será el responsable de cada una de ellas y los deadlines fijados. Esta acta de reunión servirá como punto de partida para diseñar la agenda de la próxima reunión.
Esperamos que estas claves sean interesantes para incorporar en vuestras nuevas reuniones.