No âmbito da prevenção da utilização do sistema financeiro para efeitos de branqueamento de capitais ou de financiamento do terrorismo, a Lei nº 89/2017, de 21 de agosto, introduz o Regime Jurídico do Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE).
Por conseguinte, os documentos que formalizem a constituição de sociedades comerciais devem conter a identificação das pessoas singulares que detêm, ainda que de forma indireta ou através de terceiro, a propriedade das participações sociais ou, por qualquer outra forma, o controlo efetivo da sociedade.
Neste sentido, as sociedades comerciais devem manter um registo atualizado dos elementos de identificação:
a) Dos sócios, com discriminação das respetivas participações sociais;
b) Das pessoas singulares que detêm, ainda que de forma indireta ou através de terceiro, a propriedade das participações sociais;
c) De quem, por qualquer forma, detenha o respetivo controlo efetivo.
Esta informação deve ser suficiente, exata e atual, bem como comunicada às entidades competentes. Quando exista, deve ser recolhida a informação do representante fiscal das pessoas mencionadas.
Para o efeito, os sócios são obrigados a informar a sociedade de qualquer alteração aos elementos de identificação nele previstos, no prazo de 15 dias a contar da data da mesma. A sociedade também poderá notificar o sócio para, no prazo máximo de 10 dias, proceder à atualização dos seus elementos de identificação. O incumprimento injustificado do dever de informação pelo sócio, após a notificação mencionada, permite a amortização das respetivas participações sociais. Adicionalmente, o incumprimento de manter um registo atualizado dos elementos de identificação do beneficiário efetivo constitui contraordenação punível.
Encontram-se sujeitas ao RCBE, entre outras, as seguintes entidades:
i) As associações, cooperativas, fundações, sociedades civis e comerciais, bem como quaisquer outros entes coletivos personalizados, sujeitos ao direito português ou ao direito estrangeiro, que exerçam atividade ou pratiquem ato ou negócio jurídico em território nacional que determine a obtenção de um número de identificação fiscal em Portugal;
ii) As representações de pessoas coletivas internacionais ou de direito estrangeiro que exerçam atividade em Portugal;
iii) Outras entidades que, prosseguindo objetivos próprios e atividades diferenciadas das dos seus associados, não sejam dotadas de personalidade jurídica.
Em sentido oposto, existem entidades excluídas do RCBE, como seja o caso das sociedades com ações admitidas à negociação em mercado regulamentado, sujeitas a requisitos de divulgação de informações consentâneos com o direito da União Europeia ou sujeitas a normas internacionais equivalentes, que garantam suficiente transparência das informações relativas à titularidade das ações.
Constitui dever das entidades elegíveis do RCBE declarar informação suficiente, exata e atual sobre os seus beneficiários efetivos, todas as circunstâncias indiciadoras dessa qualidade e a informação sobre o interesse económico nelas detido.
A declaração pode ainda ser efetuada por:
a) Advogados, notários ou solicitadores;
b) Contabilistas certificados, em decorrência da declaração de início de atividade ou quando estiver associada ao cumprimento da obrigação de entrega da Informação Empresarial Simplificada.
A declaração do beneficiário efetivo deve conter a informação relevante sobre:
i) A entidade sujeita ao RCBE;
ii) No caso de sociedades comerciais, a identificação dos titulares do capital social, com discriminação das respetivas participações sociais;
iii) A identificação dos gerentes, administradores ou de quem exerça a gestão ou a administração da entidade sujeita ao RCBE;
iv) Os beneficiários efetivos;
v) O declarante.
A obrigação declarativa é cumprida através do preenchimento e submissão de formulário eletrónico. Em alternativa, a declaração do beneficiário efetivo pode ser concretizada num serviço de registo, mediante o preenchimento eletrónico assistido, conjuntamente com o pedido de registo comercial ou de inscrição de qualquer facto no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas.
Regra geral, a declaração inicial do beneficiário efetivo é sempre efetuada com o registo de constituição da sociedade ou com a primeira inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas, consoante se trate ou não de entidade sujeita a registo comercial.
Quando uma entidade que se encontre originariamente excluída do dever de declaração de beneficiário efetivo fique sujeita ao cumprimento dessa obrigação deverá proceder à declaração de beneficiário efetivo, incluindo as alterações decorridas desde o momento da cessação da exclusão, no prazo máximo de um mês contado a partir da data do facto que determina a sujeição a registo. De igual modo, qualquer informação constante no RCBE deve ser atualizada no mais curto prazo possível, mas sem nunca exceder 30 dias contados a partir da data do facto que determina a alteração.
A confirmação da exatidão, suficiência e atualidade da informação sobre o beneficiário efetivo é feita através de declaração anual, até ao dia 15 do mês de julho. As entidades que devam apresentar a Informação Empresarial Simplificada efetuam a declaração mencionada juntamente com aquela. Considera-se como data da realização da declaração inicial, da declaração de confirmação anual ou da declaração de alterações a data da respetiva submissão por via eletrónica. A conclusão do procedimento é comunicada por correio eletrónico ao declarante e à entidade, desde que para o efeito tenha sido indicado um endereço válido.