O verão parece ter chegado finalmente e com ele as férias tão aguardadas para carregar baterias… Qual a melhor prática? Deixar ou não uma mensagem automática na caixa de email de ausência (Out of Office) por um determinado período?
Atualmente através dos dispositivos móveis, facilmente se consulta a caixa de email remotamente para questões urgentes (a não ser que viaje para um local sem rede). No entanto, férias são férias e a melhor prática é mesmo desligar, carregar baterias e aproveitar o tempo em lazer com a família e amigos sem o stress do trabalho diário (rotinas).
Ainda assim, para os profissionais que utilizam o e-mail como ferramenta essencial para o seu trabalho, há que saber como deixá-lo em stand by sempre que necessário. Uma mensagem out of office a informar quem possa tentar contactar perante a sua ausência representa um especial cuidado e consideração por esses contactos, ao mesmo tempo que lhe garante descansar, de facto, sem a preocupação de responder a algum pedido “urgente”.
Deixamos algumas dicas importantes sobre o tema:
1. Antes de mais, é conveniente saber qual a política interna da empresa sobre mensagens de ausência temporária.
Se não houver uma política que deve seguir à risca, será aconselhável verificar previamente com o seu Responsável/Diretor se pode escrever e colocar a sua mensagem em aprovação com antecedência.
2. Utilize uma mensagem concisa e direta
É desnecessário ser uma mensagem muito longa. Indique somente a informação necessária como as datas e/ou horas exatas da sua ausência. Coloque também os contactos das pessoas responsáveis pelos assuntos urgentes coloque-os ao corrente.
3. Adicione um ou mais contactos para assuntos muito urgentes
Em geral, dependendo do cargo a vida na empresa não deverá parar em função da sua ausência. Assim, sempre que possível, adicione os contactos que achar válidos para determinados departamentos/assuntos em caso de urgência.
4. É conveniente deixar a mensagem em vários idiomas
Dependendo do tipo de contactos/função que tem, a mensagem automática em vários idiomas (uma linha por cada).
5. Passe pelo corretor ortográfico
É uma regra abrangente à comunicação em geral mas quando deixado para a última é comum fazer-se à pressa e corre-se o risco de a mensagem ter erros ortográficos. Programe esta ação com antecedência e teste-a para ver se fica ativa e sem erros.
6. Evite ser engraçado mas opte pela criatividade com moderação
Evite mensagens tipo: “Estou de férias! Também queria? Estudasse! Estou de volta no dia 1, depois falamos!
7. Data de regresso com 1 dia extra para limpeza de caixa de correio
É possível que após ausência prolongada a caixa de email atinja o limite de quota e fique cheia. Desta forma é boa prática colocar um dia extra na mensagem de ausência para poder limpar a sua caixa de correio e ter tempo para se organizar para uma nova etapa.
Boas Férias! 🙂
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